Зачем нужна в трудовой книжке голограмма, обязательна она или нет, куда клеить
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужна в трудовой книжке голограмма, обязательна она или нет, куда клеить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выполнения своей подтверждающей функции голографическая наклейка в трудовой книжке должна размещаться на титульной странице, поскольку именно там содержатся сведения, любая корректировка которых запрещена в законодательном порядке. При этом конкретное место ее размещения на титульной странице законодательством не определено.
Что такое голограмма?
Книжки печатает «Гознак». Они являются личным документом людей, подтверждают их трудовой стаж и содержат:
- сведения о человеке;
- периоды занятости у конкретного работодателя;
- выполняемые рабочие функции;
- трансферы в другие места;
- награды за признание высокого качества работы;
- сведения об увольнениях с перечнем причин;
- информацию о дисциплинарных взысканиях (только в случаях увольнения).
При работе с защитой следует помнить такие важные аспекты:
| Куда клеить |
|
|---|---|
| Когда клеить | После полного заполнения страницы, убедившись, что вся информация указана правильно, ни один элемент не смазан, все читаемы |
| Как клеить |
|
Как правильно вести трудовую книжку
С целью защиты трудовых книжек от фальсификации некоторые организации используют голографические наклейки. Кадровик должен знать, где прикрепляется голограмма в трудовой книжке – ее нужно расположить на титульном листе возле серии и номера.
Если вы заполняете трудовую книжку в первый раз, необходимо внимательно записать всю личную информацию о работнике. Ее по буквам переписывают с паспорта и других подтверждающих документов. Вам понадобятся данные о специальности работника, его образовании и курсах повышения квалификации, если он их окончил. Все сведения должны тщательно проверяться – в трудовую книжку запрещено вносить данные, которые не подтверждены документально. Информация о службе в армии также вписывается в документ. Эту запись можно сделать в любое время, строгой хронологической последовательности в этом случае можно не придерживаться.
Иногда кадровикам не дает покоя вопрос, где наклеить голограмму в трудовой книжке. Лучше поместить ее на титульном листе около печати организации.
Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свой порядковый номер. Работник обязательно знакомится с каждой из них. Если выполняется работа по совместительству, то по требованию работника кадровик фиксирует этот факт в документе. Любые сокращения в трудовой книжке запрещены, цифры используются исключительно арабские.
Трудовая книжка с голограммой более надежна, так как она не рвется, а расслаивается. Наклейка бесплатна и идет в комплекте с бланком трудовой книжки.
Некоторые факты Под голограммой подразумевают объемное изображение, полученное голографическим методом. Если верить историкам, в Великобритании голограммой подтверждали подлинность составленных королевой актов.
Теперь можно более подробно разобраться, куда в трудовой книжке клеится голограмма, фото которой находится выше. Защитная наклейка имеет собственное место в трудовой книжке, однако не отдельное от других записей. По настоящим правилам уполномоченное лицо не само выбирает, куда наклеить голограмму в трудовой книжке, а оставляет ее над печатью работодателя. Факт наличия защитной наклейки в этом месте прямо указывает на то, что запись действительна и была проставлена работодателем или сотрудником отдела кадров. Нередко ответственные лица сами не знают, куда приклеить голограмму в трудовой книжке, из-за чего работникам приходится менять ее вследствие порчи предыдущего экземпляра.
Кроме того, наклейка в трудовой книжке, должна располагаться на первой странице документа. Таким образом к документу повышается доверие со стороны нового работодателя.
Бланки трудовых книжек: общая информация
Трудовая книжка – это важный кадровый документ, функцией которого является подтверждение сведений о том, где сотрудник работал и работает, а также помощь в определении его стажа.
В силу ст. 66 ТК РФ каждая организация или ИП обязаны при наличии сотрудников вести их трудовые книжки (или заводить новые), если срок их трудоустройства превышает 5 дней. Данное правило действует только тогда, когда для трудящихся работа является основной (не по совместительству). Обязанностью сотрудника, в свою очередь, является предоставление работодателю уже заведенной ранее трудовой книжки.
Главным нормативным актом, регламентирующим порядок ведения, заполнения и хранения книжек является Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. Вторым по значимости нормативным актом является Инструкция, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
В силу п. 2 Постановления № 225 с января 2004 года применяются новые бланки книжек. Однако это не значит, что старые утрачивают силу, – они продолжают действовать, и их не требуется менять. Все бланки изготавливаются на ФГУП «Гознак», – органе, подведомственном Минфину России.
Даём определение понятию
Начнём с того, какой у неё внешний вид. Круглая прозрачная наклейка из переливающейся серебряной глянцевой бумаги, с изображением двуглавого орла — символа нашей страны. При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Идея наклеивать уникальные изображения из особо защищённого материала появилась не на пустом месте. Трудовые книжки давно используются для фиксации и подтверждения стажа, опыта, и прочих успехов гражданина. Но иногда работники пытаются мошенническим образом накрутить свой стаж. Подделывают почерки, добавляют года.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
Образец голограммы в трудовой книжке
Министерством финансов РФ установлено, что производством бланков для трудовых книжек и вкладышей в них занимается государственное унитарное предприятие «Гознак», на основании Приказа № 117н от 22.12.2003 года. Выпускаемые документы обладают повышенной степенью защиты наравне с иными документами государственного образца.
Использование голограмм в документе, который защищен по высоким государственным стандартам, не является первоочередным способом повышения защищенности, так как в этом нет необходимости. Обычно голографические изображения используются для того, чтобы защитить информацию, которая указывается на бланке государственного образца – персональные данные, данные о наградах или особенностях трудовой деятельности.
Наклеивание голограммы является лишь дополнительном способом защиты, а не особым вариантом полной защиты данных. Голографическая картинка не сотрется, не отклеится и прямо укажет, если над трудовой книжкой было совершено какое-либо воздействие.
Порядок оформления трудовых книжек
Факт трудоустройства нового сотрудника должен быть подкреплен записью в трудовой книжке. Исключение может быть сделано для работников, которые исполняли свои обязанности до 5 дней включительно (ст. 66 ТК РФ), а также для лиц, работающих по совместительству, чье место деятельности не признано основным. В случае отсутствия трудовой руководство само должно оформить сотруднику документ.
Подробную информацию об оформлении трудовых отношений см. в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Работодатель при оформлении трудовой книжки в присутствии самого сотрудника вносит следующую информацию:
- данные работника (Ф. И. О., дату рождения);
- образование и полученную специальность;
- дату заполнения документа.
Работник подтверждает внесенные сведения личной подписью.
Процесс приклеивания голограммы в трудовую книжку довольно ответственный. Поэтому выполняется он обычно руководителем после того, как оформлен бланк. Причем клеится она строго на первую страницу документа. В том месте, где находится информация о ее обладателе. А точнее его подпись, данные кадрового работника, который завел эту трудовую книжку, его номер и печать организации, взявшей в свой штат этого сотрудника.
Прежде чем начать приклеивание, необходимо подготовить рабочую поверхность к выполнению данной процедуры. Она должна быть чистой, без посторонних предметов. Проверьте правильность указанной информации, так как исправить ее больше не будет возможности. Потом убедитесь в том, что голограмма повернута правильной стороной. Довольно часты случаи, когда элемент приклеивается вверх ногами. Недопустимы неровности и складки.
Использовать данную пленку можно только один раз. Снять ее и повторно применить нельзя. Это сразу будет заметно, так как испортится весь вид трудовой книжки. Он станет неопрятным и некрасивым. В таком случае лучше документ не использовать больше, а переоформить на новый. Образец, куда клеить голограмму в трудовой книжке, вы можете увидеть ниже. Он приведен на фото.
Наглядно посмотреть процесс приклеивания голограммы можно на видео, приведенном ниже. Благодаря ему вы сможете увидеть особенности и тонкости этой процедуры. На что следует обратить внимание? Как показывает практика, главное, проводить эту работу внимательно и аккуратно. Тогда результат будет качественный.
Даём определение понятию
При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Идея наклеивать уникальные изображения из особо защищённого материала появилась не на пустом месте. Трудовые книжки давно используются для фиксации и подтверждения стажа, опыта, и прочих успехов гражданина. Но иногда работники пытаются мошенническим образом накрутить свой стаж. Подделывают почерки, добавляют года.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
При работе с защитой следует помнить такие важные аспекты:
| Куда клеить |
|
|---|---|
| Когда клеить | После полного заполнения страницы, убедившись, что вся информация указана правильно, ни один элемент не смазан, все читаемы |
| Как клеить |
|
Порядок приобретения голограммы для трудовой книжки
Важно отметить, что свободный доступ к покупке голограммы невозможен, так как они не реализовываются в розницу, а продаются совместно с трудовыми книжками, как дополнение.
Предполагается, что единственным вариантом приобретения голограммы является приобретение новой трудовой книжки в уполномоченной инстанции. В частности, рассматриваемый документ и голограмма считаются особыми видами типографических продуктов, которые изготавливаются только в типографиях ФГУП «Гознак».
Это значит, что продажа трудовых книжек с голограммами правомерна только организациями, которые отвечают следующим параметрам:
- Имеют заверенные договора с компанией «Гознак» или с их посредниками.
- Имеют право на манипуляции с особыми типографическими изделиями, относящимися к бланкам строгой отчетности.
Более точные данные относительно конкретного реализатора можно получить на сайте «Гознака». На портале имеется отдельная вкладка «Правила обеспечения бланками трудовых книжек». В ней располагается информация с контактными данными распространителей рассматриваемых продуктов.
Куда наклеить голограмму в трудовой книжке?
Так как законодательством не установлено обязательное наличие голограммы в трудовой книжке и этот вопрос остается на усмотрение работодателя то, соответственно, нет указаний о том, куда клеится голограмма в трудовой книжке. Голограммой можно защитить титульную страницу. Само место, где будет находится голограмма, не так важно. Но именно этот вопрос вызывает у работодателей больше всего затруднений – что необходимо защитить? Прежде всего в защите нуждаются важные элементы бланка: номер, подпись работодателя, печать.
Необходимо учитывать, что голограмма клеится после заполнения трудовой книжки, поверх внесенной записи. Наклейку можно наклеить только один раз, поэтому если вы все-таки решили вклеить голограмму, будьте аккуратны: пленка должна лежать ровно, без заломов и морщинок. Не стоит клеить несколько наклеек на один лист книжки.
Стоит еще раз напомнить, что голограмма является дополнительной, но необязательной степенью защиты информации, которая содержится в трудовой книжке, поэтому куда наклеивать голограмму в трудовой книжке и использовать ли ее вообще – остается на усмотрение работодателя. Трудовые книжки, информация в которых не защищена голограммами, являются действительными.
Порядок оформления трудовых книжек
Факт трудоустройства нового сотрудника должен быть подкреплен записью в трудовой книжке. Исключение может быть сделано для работников, которые исполняли свои обязанности до 5 дней включительно (ст. 66 ТК РФ), а также для лиц, работающих по совместительству, чье место деятельности не признано основным. В случае отсутствия трудовой руководство само должно оформить сотруднику документ.
Подробную информацию об оформлении трудовых отношений см. в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Работодатель при оформлении трудовой книжки в присутствии самого сотрудника вносит следующую информацию:
- данные работника (Ф. И. О., дату рождения);
- образование и полученную специальность;
- дату заполнения документа.
Работник подтверждает внесенные сведения личной подписью.
Далее в документ вносятся события трудовой деятельности в хронологическом порядке: факты трудоустройства, увольнения, информация о переводах, поощрениях, награждениях. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением указания оснований при увольнении).
Как приклеить голографический знак?
Многие работодатели, впервые увидев защищенные трудовые книги, не понимают куда нужно клеить пленку. Существует несколько правил использования голограмм, о которых необходимо знать:
- Наносить наклейку можно только после заполнения бланка;
- Защитный знак приклеивается на титульный лист документа. Таким образом, он подтверждает подлинность сведений о сотруднике и записи в трудовой книге;
- Изображение орла на стикере не должно быть перевернуто. Пленку необходимо наносить аккуратно, не допуская образования складок;
- Переклеивать знак запрещено. Неправильное нанесение испортит бланк, поэтому лучше заполнить новый.
Голографические наклейки в трудовой книге должны охватывать какую-либо важную информацию, например штамп предприятия или подпись руководителя.
Только директор предприятия или ответственное лицо имеет право приклеивать голограммы. В трудовой книге нет определенных мест для нанесения знаков, однако существуют наиболее уязвимые области, которые следует защитить:
- Порядковый номер документа. Наклейку клеят рядом с цифрами, стараясь не закрыть их;
- Образец подписи директора и владельца книжки;
- Дата приема на работу, увольнения;
- Персональные сведения о сотруднике.