ПВТР с учетом введения электронных трудовых книжек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ПВТР с учетом введения электронных трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.
Законодательство не устанавливает какой-либо определённой формы или структуры для ПВТР, поэтому составить документ можно произвольно. Далее он утверждается приказом руководителя или ИП. Правила обязательны для применения всеми сотрудниками, поэтому каждого нанимаемого необходимо знакомить с ними под подпись ещё перед заключением трудового договора.
Разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели – организации и индивидуальные предприниматели.
Что включить в правила распорядка
Поскольку стандартной структуры правил не существует, каждый работодатель решает самостоятельно, какие разделы в него включить. Главное – чтобы документ работал, то есть дисциплинировал сотрудников и предотвращал трудовые споры. Обычно в ПВТР включают как минимум те разделы, которые описаны ниже.
Отметим, что зачастую в документе отражают не только моменты, оставленные законом на усмотрение работодателя, но и сами положения ТК РФ. Такой подход приемлем, ведь любому работнику не будет лишним перед заключением договора ознакомиться с нормами Кодекса. Однако всё же при составлении ПВТР основное внимание нужно уделить тем вопросам, решить которые должен работодатель.
Далее мы рассмотрим основные разделы документа, а заодно расскажем об изменениях ПВТР, которые должны быть внесены в 2023 году.
Итак, вы решили начать подготовку к переводу сотрудников на электронные трудовые книжки с 2020 года. Для начала выберите сотрудника, который будет формировать электронные документы и направлять сведения о работниках в ПФР.
Пусть ответственный сотрудник проверит информационную систему, в которой ваша компания ведет кадровый учет. Названия должностей и структурных подразделений фирмы должны побуквенно соответствовать трудовым договорам в этой системе. В наименованиях также нужно исключить латинские буквы.
Чем раньше ваша компания выполнит эту работу в 2020 году, тем лучше. Ведь отчет СЗВ-ТД нужно сдавать 15/16/17 числа каждого месяца. Пока штрафы за несдачу новой формы отчетности отсутствуют, но лучше не копить долги перед ПФР.
Образец приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка
Для того, чтобы верно сформировать приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения к документу и посмотрите пример – он поможет вам в деле написания собственного распоряжения.
Первым делом в бланк включите:
- название организации;
- наименование акта, присвоенный ему номер;
- место и дату составления;
- основание и обоснование приказа (основание – это ссылка на норму закона РФ, в соответствии с которой сделано распоряжение, обоснование – непосредственная причина для составления приказа).
Затем переходите собственно к указаниям. Ключевые значения, которые нужно здесь привести:
- номер и дату выпуска Правил внутреннего трудового распорядка, в которые с помощью настоящего приказа вносятся изменения;
- сами изменения (если они не слишком значительны, в противном случае, лучше оформить их отдельным приложением);
- дату, с которой отредактированные Правила вступают в законную силу;
- должность и ФИО работника, на которого возлагается контроль за исполнением этого распоряжения.
Если есть приложения к приказу, обязательно укажите их наличие. В заключение соберите все необходимые подписи.
Обязательны ли Правила для всех предприятий
Разработать и принять Правила необходимы в соответствии со ст. 189 ТК РФ, однако это обязательно не для всех предприятий. Согласно ст. 309.2 ТК РФ, работодатели, в соответствии с ФЗ-209 от 24.07.2007г. являющиеся субъектами малого предпринимательства, отнесенные к микропредприятиям, могут не принимать их. При этом на основании ст. 4 этого закона, к таковым можно отнести достаточно крупные предприятия с численностью персонала до 100 человек и с доходом до 2 миллиардов рублей в год. В этом случае все важные моменты организации труда должны быть отражены в трудовом договоре с работником.
Почему должны быть поправлены правила внутреннего трудового распорядка в 2020 году, образец для ООО уточнен, разберемся далее.
Правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с ТК РФ, отражают порядок приема на должность, порядок увольнения, основные права сторон. То есть, они регулируют и делопроизводство, в котором сейчас законодатель реализует принцип отказа от бумажных документов. В этой связи правила внутреннего трудового распорядка в 2020 году (образец для ООО) необходимо уточнить.
Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)
В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).
2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.
3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.
4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника — 30 июня 2020 года включительно.
Т.к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам — “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)
Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести. Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)
Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.
Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.
Минусы ЭТК для работодателя и бухгалтера
Для работников нет недостатков в ведении ЭТК, кроме вероятности того, что полетит система или они потеряют трудовую книжку, в которой находится подтверждение их трудовой деятельности до 2020 года. А вот для работодателя и бухгалтера это нововведение вносит некоторые неудобства:
- Отчетность, которую нужно сдать не позднее рабочего дня при приеме или увольнении. Это достаточно жесткие рамки. Не каждый работодатель держит кадровый отдел, которому можно было бы сразу поручить это дело. А значит он сам или бухгалтер должны ставить эту задачу превыше остальных. Да, не спорю — это приведет к более организованному процессу приема и увольнения сотрудников, но все же — ну может хотя бы раз в неделю, месяц?! Это нововведение ждет нас с 01.01.2021 года. Штрафы пока не обозначены, будем надеяться, что они не будут высокими… хотя бы в переходный период.
- Ведение двойной работы — если сотрудник напишет заявление о ведении бумажной версии ТК, то мы также будем ее хранить и заполнять, наряду с ЭТК.
- Изменение нормативных актов, коллективных договоров, создание соглашений и т.п. — всех документов, в которых упоминается трудовая книжка. Это, конечно, разовая работа, но все же доставляет неудобства.
- Если сотрудник при приеме на работу не принесет трудовую книжку, а в сведениях ЭТК не будет ранних периодов — это также будет головной проблемой работодателя. Нужно будет или просить ТК, в которой можно будет увидеть причины увольнений, периоды работы и т.п. или делать выбор о приеме без этих сведений. Так же при начислении больничных необходимо будет просить у работника подтвердить стаж, тогда как по трудовой бухгалтер в любой момент самостоятельно мог его рассчитать.
Определение перечня ЛНА, в которые нужно внести изменения
Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты. На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения в локальные нормативные акты работодатель может в любое время в течение 2020 года.
Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание о трудовой книжке, отложите на изменение. Возможно для нормирования труда составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.
Если в локальном нормативном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
Если трудовая книжка упоминается в локальном нормативном акте работодателя как документ, выдаваемый при увольнении, то необходимо заменить на порядок выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в редакции от 01.01.2020.
После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
|
Наименование ЛНА |
Необходимо внесение изменений* |
Изменения не требуются |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
||
|
Положение о подборе персонала |
||
|
…. |
Форма СЗВ-ТД: образец заполнения
Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:
— проведены кадровые мероприятия;
— подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Согласно пункту 1.4 Порядка заполнения при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении сотрудника работодатель одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
При предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года работодателем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с пунктами 2.6.1-2.6.4 Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на 01.01.2020) кадровом мероприятии (пункт 2.6.6. Порядка).
Пример 1. Работник 20 января 2020 года переводится на другую должность. Учитывая, что форма СЗВ-ТД подается за указанное зарегистрированное лицо в первый раз, одновременно в форме указываются сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Способы внесения изменений
Внести изменения в правила в одностороннем порядке не получится. Любые коррективы должны быть согласованы с работодателем и учитывать мнение выборного органа. Поэтому существует несколько способов оформления изменений в локально-правовую документацию.
- Если Правила являются приложением к Коллективному договору, то следует руководствоваться ст. 44 ТК РФ. Дополнения и изменения могут быть инициированы любой из сторон.
- Если Правила внутреннего трудового распорядка являются отдельным актом, а руководитель организации собирается внести в него изменения, то он обязан поставить об этом в известность выборный орган.
- В случае, когда профсоюз в организации отсутствует, работодатель самостоятельно вносит коррективы, для чего издается соответствующий приказ.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Согласно Постановлению ПФР от 25.12.2019 № 730, работодатель может представлять форму СЗВ-ТД на бумажных носителях или в форме электронного документа.
При этом, если численность работающих у работодателя за предшествующий отчетный период – месяц, составляет 25 и более лиц, то форма СЗВ-ТД может быть представлена только в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, численность работающих у которого за предшествующий отчетный период – месяц, составляет менее 25 лиц.
При предоставлении сведений на бумажном носителе, форма СЗВ-ТД заполняется чернилами, шариковой ручкой (могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью (при наличии). Позиции «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.
Согласно Закону от 16.12.2019 № 436-ФЗ, формирование Сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется работодателем с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
ГЛАВА 3 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ
21. Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки.
22. Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность. Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.
23. Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении. Общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании, общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании, специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании, профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании, среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании, высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием), диплома магистра.
24. Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в части второй пункта 23 настоящей Инструкции. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.
25. После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись. Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Объясняем, как правильно составить приказ
Начать следует с указания реквизитов. В шапке документа в качестве допустимого минимума обозначаем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее). Если используется фирменный бланк компании, этот шаг пропускается.
Ниже по документу посередине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для внутреннего документооборота на предприятии. Затем оставляем дату его составления и населённый пункт, в котором территориально располагается офис фирмы.
Далее указываем основание и обоснование. В качестве обоснования объясняем реальную причину внесения изменений в ПВТР. Под основанием понимается нормативно-правовая база. В данном случае имеет смысл сослаться на ст. 8, ст. 189 ТК РФ.
С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- приказываем внести соответствующие изменения в ПВТР (указывается номер и дата составления документа);
- обозначаем дату вступления вступление ПВТР в силу в новой редакции;
- распоряжаемся ознакомить всех сотрудников организации с новой редакцией ПВТР;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Обычно это лицо из руководящего состава или директор фирмы лично.
В качестве приложения к приказу обозначаем новую редакцию Правил.