Суточные при командировке: нормы 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных

НДФЛ и страховыми взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ) не облагаются суточные в пределах суммы:

• по России — 700 руб./день;
• за границей — 2 500 руб./день.

Взносами ФСС от НС и ПЗ суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Превышение сумм облагается НДФЛ и СВ по общим правилам, как другие облагаемые доходы.

Расчет суточных за 5 дней нахождения Голубевой К. В. в командировке:

• 4 дня включая дату выезда в Бельгию — 2 500 х 4 = 10 000 руб.
• 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Итого — 10 700 руб. Это не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами сумма.

Если суточные выдавались в иностранной валюте, то в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ).

Датой фактического получения дохода для суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере — это 30.06.2020.

Курс ЦБ РФ на 30.06.2020 — 83 руб./евро.

Суточные: (256 EUR х 83 руб.) + 700 руб. = 21 948 руб.

Доход, облагаемый НДФЛ (сверхнормативные суточные): 21 948 – 10 700 = 11 248 руб.

Для страховых взносов датой получения доходов является день утверждения авансового отчета.

Следовательно, для определения сверхнормативных суточных в рублях пересчет нужно производить именно на эту дату (п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 29.05.2017 N 03-15-06/32796).

Курс ЦБ РФ на 10.06.2020 — 78 руб./ EUR.

Суточные: (256 EUR х 78 руб.) + 700 руб. = 20 668 руб.

Доход, облагаемый СВ (сверхнормативные суточные): 20 668 – 10 700 = 9 968 руб.

Если налоговая база для исчисления НДФЛ и страховых взносов различается, то отразить операции в 1С можно так:

• создать начисление только для страховых взносов и начислить СВ в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления);

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

• Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
• Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
• Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
• Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
• Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Правила вычисления командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ, расходы, связанные с поездкой, возмещаются работодателем. Чтобы получить выплату, сотруднику нужно подтвердить их документально. Он приносит в бухгалтерию чеки, квитанции, БСО, подтверждающие оплату гостиницы, билетов, мобильной связи и иных нужд.

Для оплаты командировочных расходов работники компании в трехдневный срок после возвращения составляют и представляют в бухгалтерию авансовые отчеты. В них указывается:

• название компании;
• ФИО и должность сотрудника;
• перечень понесенных расходов;
• их общая сумма, подлежащая возмещению;
• данные подтверждающих документов.

Отчет подписывается сотрудником, принявшим его бухгалтером и руководителем по факту ознакомления. Когда начальство подтверждает документ, по нему производятся окончательные выплаты в адрес специалиста.

Суточные расходы не требуют подтверждения чеками. До 2015 года их начисляли на основании командировочного удостоверения, где указывались даты отъезда и возвращения специалиста. Сегодня этот документ утратил статус обязательного, бухгалтер обязан судить о датах командировки работника по его билетам на поезд или самолет, топливным квитанциям, договорам аренды жилого помещения.

Действующее законодательство устанавливает следующие правила выдачи суточных:

• Они полагаются сотруднику за каждый день отсутствия на месте постоянного трудоустройства, включая праздники, выходные, дни в дороге, даты, когда гражданин делал вынужденные остановки.
• Суточные выдаются до начала служебной поездки: наличными или на карточку. Если специалист не получит этих средств, он вправе в нее не отправляться.
• Если командировка носит однодневный характер (работник выезжает утром в город назначения, а вечером возвращается домой), суточные не предусмотрены по ТК РФ. В целях поддержки собственного персонала компания вправе назначить их локальными актами.
• Суточные предусмотрены, если сотрудник заболел во время поездки. Дополнительно ему полагается пособие по временной нетрудоспособности.

Чтобы определить средний заработок, полагающийся командированному, бухгалтер руководствуется положениями ст. 139 ТК РФ. Нужно принять в расчет размер трудового дохода специалиста и количество фактически отработанного времени за 12-ть месяцев, предшествующих служебной поездке. Начисленная сумма выплачивается гражданину вместе с очередным перечислением заработной платы.

Документы для подтверждения суточных

С 2015 года при отправлении сотрудника в командировку фирма может не использовать командировочное удостоверение. В этом случае для подтверждения срока командировки и определения общей суммы суточных используются документы по найму жилья, проездные, иные документы, которые работник представляет после возвращения из командировки. При их отсутствии может быть в качестве учтена служебная записка работника о сроке пребывания, содержащая отметку принимающей стороной, и переданная им в бухгалтерию.

С 8 августа 2015 годы были внесены повторные за 2015 год коррективы в порядок отправки в командировку сотрудника, вступившие в силу с 08.августа 2015 года по постановлению Правительства от 29.07.15 №771. Изменения коснулись списка необходимых документов для отчета по командировке.

В этом году начало действовать положение в отношении работников, использующих свой транспорт (собственный или в аренде) для передвижения к месту служебной поездки и обратно. Для них подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка этого сотрудника с указанием в ней сроков командировки, а также приложением к ней путевых листов, кассовых чеков и т. д. Она составляется работником в произвольной форме и сдается вместе с другими документами в бухгалтерию.

Размер суточных при командировках в РБ

Тип	Сумма/сутки
Один день командировки	9 руб.
Расходы на проезд при отсутствии проездных документов	0,1 базовой величины в каждую сторону
в г. Минске и областных центрах	50 руб./сутки
в районных центрах	25 руб./сутки
в остальных населенных пунктах	20 руб./сутки

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Похожие записи:

• Подарки в роддоме в 2023: список вещей для новорожденного от государства
• Что такое административный арест и за какие нарушения ПДД применяется?
• Бесплатная и платная проверка автомобиля по VIN-коду