Как заверить копию трудового договора: образец 2023, пошаговая инструкция
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудового договора: образец 2023, пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.
Выписка из трудового договора — как правильно оформить
После получения распоряжения о подготовке документа, сотрудник кадрового подразделения, ответственный за ведение личных дел работников компании, составляет этот документ.
Выписка из трудового договора не является полной копией оригинала документа, она содержит только те сведения, которые нужны заявителю или запрашивающему их лицу.
Если из контракта работника нужны почти все значимые условия договора, то проще оформить вместо выписки заверенную копию самого документа.
При составлении выписки указывают:
- полное название и реквизиты фирмы;
- наименование документа — выписка из трудового договора;
- регистрационный номер и дату составления документа;
- данные о сторонах договора;
- запрашиваемую информацию;
- подпись руководителя (уполномоченного им лица) и печать.
При заполнении запрашиваемой информации в выписке из трудового договора, за образец можно взять сам контракт с работником и просто перенести эти сведения в составляемый документ. Печать на документе проставляется при ее наличии. Без оттиска печати выписка также будет действительной.
Порядок и сроки выдачи
После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.
Если заявитель не получил сведения в установленные для обращений сроки, он может написать жалобу на имя руководителя. Это будет действенно, если речь идет о невыполнении обязанностей сотрудником кадрового подразделения. Вне зависимости от причин невыдачи документа, при длительной задержке есть вариант обращения в Трудовую инспекцию, как контролирующий работодателей орган.
Видео об оформлении трудового договора:
Составляется ли трудовой договор с генеральным директором
Появление необходимости в составлении трудового договора с директором хозяйственного общества зависит от статуса руководителя в контексте объема прав собственности на уставной капитал ООО. Здесь возможны следующие варианты:
1. Руководитель не является единственным собственником организации (либо не владеет долями в фирме вообще).
В этом случае собственники организации, наделившие директора полномочиями в соответствии с решением общего собрания, будут обязаны заключить с ним и трудовой договор. Осуществление полномочий директора — это труд на постоянной основе, и в РФ он должен осуществляться на базе норм ТК РФ, а значит, в рамках трудового договора.
2. Руководитель является единственным владельцем ООО.
В этом случае он вправе осуществлять руководство фирмой и без трудового договора. Законом не запрещено заключение соответствующего контракта, хотя это и не слишком приветствуется органами власти. Минфин, к примеру, считает, что в отсутствии 2 сторон трудовой договор не может быть заключен, и потому единственный учредитель фирмы не вправе нанять себя директором (письмо Минфина от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790). С Минфином согласен и Роструд (письмо от 06.03.2013 № 177-6-1).
Преимуществами заключения контракта могут быть, к примеру:
- возможность подтверждать доходы по справке 2-НДФЛ, что может пригодиться при оформлении кредита, получении виз;
- возможность уменьшать (при отсутствии возражений со стороны ФНС, которые, если следовать логике письма 03-11-06/2/7790, ожидаемы) расходы организации на зарплату директора и начисленные на нее социальные взносы. В то время как выплата дивидендов — источника доходов директора без трудового договора — не уменьшает налогооблагаемую базу;
- возможность применять налоговые вычеты при ставке НДФЛ в 13%, в то время как по дивидендам — выплатам в рамках долевого участия в бизнесе — вычеты не оформляются (п. 3 ст. 210 НК РФ).
На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, который у вас возникает в ходе заключения трудового договора. В этой ветке можно обсудить, например, как должна проходить процедура заключения трудового договора.
Зачем работнику справка СТД-Р
Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных случаях. Так как форма является официальным документом, подтверждающим стаж, запрашивают её для того, чтобы:
- подать на пособия и компенсации на проезд, оплату ЖКХ;
- пройти профессиональное обучение, аттестацию, сертификацию, переподготовку, получить дополнительную специальность;
- претендовать на доплаты за выслугу лет, надбавки за работу на вредном производстве и в условиях Крайнего Севера;
- трудоустроиться по совместительству.
Вообще при приёме на работу справку могут запросить, но необязательно. Также нет указаний, что её нужно хранить в личном деле.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Данные выписки не регулируются законодательством и даже не могут быть представлены как письменные доказательства в виду неполного цитирования. В гражданском же обороте они носят исключительно информационный характер и оформляются на бланках организации.
По своей сути, помимо заголовка «Выписка из договора услуг…» содержат только необходимые пункты договора, на которые исполнитель считает необходимым обратить внимание. То есть это обычный договор услуг, из текста которого исключили шапку договора, реквизиты сторон, форс-мажор и прочие «лишние» условия, оставив только, к примеру, условия об оплате и ответственность заказчика.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
«Согласно статье 25 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» адвокатская деятельность осуществляется на основе заключенного между адвокатом и доверителем соглашения, существенными условиями которого являются предмет поручения, условия выплаты доверителем вознаграждения за оказываемую юридическую помощь, порядок и размер компенсации расходов адвоката, связанных с исполнением поручения, размер и характер ответственности адвоката, принявшего исполнение поручения.
Между тем такое соглашение в материалы настоящего дела не представлено.
Заверенная адвокатом выписка из договора возмездного оказания услуг от 19.12.2007 между адвокатом Котовским В.В. и Учреждением (клиент), которая содержит цитату одного из пунктов раздела соглашения о его предмете, а также ссылки на пункты договора о вознаграждении в силу статьи 68 АПК РФ допустимым доказательством заключения соглашения не является, на что обоснованно указал суд первой инстанции.* Данный вывод суда Учреждением не опровергнут.
Следовательно, при непредставлении соглашения об оказании юридической помощи, равно как и договора возмездного оказания услуг Учреждение в силу части 1 статьи 65 АПК РФ должно было представить иные доказательства понесенных затрат на представителя».
Когда выдаётся СТД-Р?
Причины и сроки выдачи сотруднику СТД-Р справки регулируется вышеперечисленными документами. До введения этих правил, работник получал на руки трудовую с информацией о деятельности в компании и окончательный расчёт в свой крайний рабочий день. Сейчас подобная практика сохраняется для сотрудников, отдавших предпочтение бумажному виду трудовой.
Работники, определившие формат учёта стажа в цифровом виде, могут получить СТД-Р в двух случаях:
- по запросу;
- при увольнении.
Перечень предоставляемых документов
Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.
1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
2.1. Копии:
- приказа о приеме на работу;
- приказов о переводах на другую работу;
- приказа об увольнении с работы.
2.2. Выписки из трудовой книжки.
2.3. Справки:
- о заработной плате;
- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- о периоде работы у данного работодателя.
2.4. Другие документы.
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Копия верна.
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
25.12.2013 МП
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
| №
записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| Муниципальное учреждение | |||||
| здравоохранения «Поликлиника № 2» | |||||
| (МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 05 | 11 | 10 | 2010 |
Принята на должность |
Приказ |
|
врача-терапевта. |
от 05.11.2010 № 12/к | ||||
|
Работает по настоящее время. |
|||||
|
Специалист отдела кадров |
|||||
|
Галкина М. Н. Галкина |
|||||
|
МП |
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Порядок и сроки выдачи
После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.
Если заявитель не получил сведения в установленные для обращений сроки, он может написать жалобу на имя руководителя. Это будет действенно, если речь идет о невыполнении обязанностей сотрудником кадрового подразделения. Вне зависимости от причин невыдачи документа, при длительной задержке есть вариант обращения в Трудовую инспекцию, как контролирующий работодателей орган.
Какая должна использоваться форма трудового договора с директором
Для заключения контракта с генеральным директором ООО образец формы, обязательный для всех типов хозяйствующих субъектов, не установлен законом (равно как и образец трудового договора с рядовыми сотрудниками). Однако типовую форму контракта, введенную в оборот законодательно, обязаны использовать, в частности, микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ).
Важно, чтобы в трудовом договоре с директором ООО присутствовали разделы, раскрывающие:
- предмет договора;
- права и обязанности директора;
- права и обязанности фирмы;
- режим работы директора;
- режим отдыха;
- порядок несения директором материальной ответственности;
- гарантии и компенсации, предоставляемые руководителю фирмы;
- порядок использования директором имущества фирмы;
- прочие условия соглашения, не ухудшающие положения работника в сравнении с действующим законодательством и локальными нормативами (ст. 57 ТК РФ).
Порядок размещения указанных разделов в договоре значения не имеет. Но, как правило, он соответствует приведенной последовательности элементов соглашения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Гендиректор — в полной мере материально ответственное лицо в соответствии со ст. 277 ТК РФ, ст. 44 закона № 14-ФЗ и постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Обстоятельства, исключающие полную материальную ответственность, перечислены в ст. 239 ТК РФ и п. 5 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52.
В контракт между фирмой и генеральным директором предполагается включение ряда примечательных формулировок. Изучим их в контексте небольших выписок из определенных разделов соответствующего трудового договора.
Выписка из приказа: как правильно оформить
Основанием служит оригинал приказа. Порядок действий следующий:
- сначала копируются «шапка» и преамбула приказа, а также его реквизиты — регистрационный номер и дата издания;
- заголовок «Приказ» заменяется формулировкой «Выписка из приказа»;
- соответствующий тематике запроса фрагмент распорядительной части документа переносится в выписку (см. образец);
- полностью прописываются инициалы, фамилия и должность руководителя, издавшего приказ;
- в нижней части листа обязательно оставляется место для заверительных реквизитов.
Убедитесь, что выписка содержит все без исключения реквизиты, используемые в подлиннике: наименование и юридический адрес предприятия, дату и место издания приказа, идентификационный номер налогоплательщика. Чтобы заверить документ, нужно сделать на нем пометку «Верно «.
Обычно этим занимается сотрудник, оформивший выписку — работник кадровой службы или секретарь. Заверитель обязательно указывает под пометкой свою должность и ФИО. Если документ занимает несколько страниц, заверяется каждая!
Затем проставляется дата оформления выписки и печать отдела кадров. Собственно, для документа, предназначающегося для внутренних нужд организации, этого достаточно. Но если выписка запрашивается с целью подачи в сторонние учреждения или организации, необходимо дополнительно заверить ее печатью предприятия.
Приказы по личному составу часто составляются с применением унифицированных бланков первичного учета, которые, как известно, имеют табличную форму и содержат всего одно распоряжение. Выписку из такого документа технически сложно выполнить. Поэтому если речь идет о решении, касающемся одного работника, целесообразнее сделать копию и заверить ее в обычном порядке.
Эта рекомендация относится ко всем документам, оформленным на бланках:
- Т-1 (о приеме работника на работу);
- Т-5 (о переводе работника на другую работу);
- Т-9 (о направлении работника в командировку);
- Т-11 (о поощрении работника);
- Т-8 (о прекращении действия трудового договора с работником);
- Т-6 (о предоставлении отпуска работнику).
Трудовая книжка, равно как и выписка из неё, являются личными документами работника. Следовательно, ограничивать к ним доступ работодатель не имеет права. Отказ в выдаче будет расценен не иначе как нарушение действующего законодательства. Трудовой кодекс также определяет и срок, в течение которого сотрудник сможет получить выписку. Он составляет три рабочих дня с момента подачи заявления, порядок и правила написания которого мы разобрали в другом нашем материале.
Оригинал трудовой следует возвратить в течение трёх рабочих дней после его возращения на руки из государственного органа. Для выписки такого правила не предусмотрена, она остаётся на руках у сотрудника или в архиве госучреждения.