Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.
Пишем служебную записку о невыполнении должностных обязанностей
Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.
Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.
Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей
Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.
Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом. В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании. Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.
Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Поэтому соблюдение указанных сроков имеет особое значения для работодателя, так как при их нарушении дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником и отменено решением суда (даже если сам факт нарушения полностью доказан).
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей носит информативный характер для руководства предприятия и может служить воспитательным моментом для остального коллектива. Но она может послужить важной причиной для серьезного наказания сотрудника. Поэтому необходимо очень четко и доказательно формулировать основную часть документа.
Излагая суть нарушения, нужно придерживаться реальных фактов произошедшего и избегать малейшей возможности обвинить автора в голословности или предвзятости:
- кратко изложить факт нарушения с четкой привязкой по дате, времени, наличию свидетелей (если они были);
- правильно сформулировать влияние нарушения на работу или репутацию предприятия, или его отдела;
- в заключении документа сформулировать просьбу к руководству разобраться в сложившейся ситуации.
Унифицированной формы служебной записки не существует. Но есть обязательная информация, которая должна в ней указываться:
- полное наименование структурного подразделения, из которого «пришла» записка;
- полное наименование документа. Должно быть указано «Докладная записка»;
- дата, когда документ был создан;
- его исходящий номер, который присваивается при регистрации;
- «тело» записки. Здесь необходимо подробно описать ситуацию, когда сотрудник (указать его ФИО) не выполнил свои обязанности. Сначала нужно описать факт полного или частичного невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей, а затем изложить просьбу о его наказании;
- подпись заявителя – документ подписывается тем лицом, которое эту записку составило. Здесь также нужно указать расшифровку подписи – полностью фамилию и инициалы.
Исходящий номер проставляется в верхнем правом углу, здесь же указывается и дата документа. Для внешних служебных записок о невыполнении должностных обязанностей такое оформление является обязательным. Для внутренних – в зависимости от правил делопроизводства, установленных на данном предприятии.
«Тело» записки содержит в себе 3 части:
- фактическую – здесь необходимо изложить всю суть проблемы и обстоятельства, которые ей сопутствовали;
- аналитическая – здесь раскрываются уже наступившие последствия данного проступка, и описываются потенциальные последствия, которые могут произойти;
- рекомендательная – здесь заявитель рекомендует начальству принять те или иные меры для наказания.
Пример пояснительной записки кадровика
Главному бухгалтеру
Антоновой Е.П.
Объяснительная записка
25.03.2021 года я, Кузнецова Ю.В., начальник кадровой службы, провела неправильное начисление заработной платы охраннику Пальцеву В.К. Ошибка в проведенных мной расчетах повлекла за собой уменьшение положенной к выплате суммы заработной платы. Из-за этого Пальцев В.К. недополучил зарплату в размере 1000 рублей (одной тысячи рублей).
Свою ошибку я совершила неумышленно. Из-за огромной загруженности была допущена неточность во внесении данных в таблицу для расчета, что повлекло за собой неверное начисление заработной платы. Свою вину в случившемся я осознаю. Впредь обещаю более внимательно относиться к своим должностным обязанностям и сосредотачивать свое внимание только на работе.
26.03.2021 года (Кузнецова Ю.В.)
Докладная записка о невыполнении работником его должностных обязанностей – общая информация
Любого субъекта, который оформляет с компанией трудовые отношения, наниматель (или кадровый сотрудник) должен под роспись проинформировать о перечне его обязанностей.
Если после донесения до субъекта указанных сведений подпись в соответствующих регистрах не проставлялась, это свидетельствует о том, что наниматель не ознакомил нового подчиненного с его обязанностями, и, следовательно, за их неисполнение работник не будет привлечен к ответственности.
При обнаружении нарушений, допущенных сотрудником в ходе его деятельности и противоречащих нормам индивидуального соглашения, наниматель вправе привлечь подчиненного к дисциплинарной ответственности. Чтобы иметь для этого достаточно оснований, на руках у административного лица должна быть докладная записка от непосредственного руководителя нарушителя или его коллег.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – общие положения
Докладная (служебная) записка – по сути, информационный документ, в котором руководителю сообщается о ненадлежащем выполнении работником своих профессиональных обязанностей, также эта записка является основанием для наложения дисциплинарного взыскания на провинившегося. В докладной записке обычно излагаются факты, подтверждающие недобросовестное выполнение сотрудником своих профобязанностей и высказывается просьба применить к провинившемуся меры ответственности. В качестве мер ответственности могут быть: замечание, выговор, а иногда даже увольнение по соответствующим основаниям труд.кодекса.
Отметим, что докладная составляется линейным менеджером (руководителем подразделения), лишь при наличии веских оснований и доказательств об умышленном нежелании работника выполнять свои должностные обязанности или о фактах грубого неоднократного неисполнения им своих обязанностей и отсутствии у работника весомых аргументов в свое оправдание — весомой причины. Именно эти доказательства и служат основанием составления докладной записки.
Поэтому, до выяснения всех обстоятельств инцидента, докладная не составляется.
И особо отметим, что только после анализа всех фактов произошедшего, именно непосредственный руководитель провинившегося, а никакое-то иное лицо, принимает решение о составлении докладной, ее составляет и подает вышестоящему руководителю или директору организации, обычно через секретаря. На основании докладной провинившегося работника могут наказать штрафом, объявить выговор или применить иное наказание. Если сотрудник, уже имеет несколько докладных, он может быть уволен по неприглядной статье трудкодекса.
Специфические особенности докладных записок
Цель докладной (служебной) записки — донести до вышестоящего руководства просьбу о применении мер дисциплинарной ответственности к провинившемуся сотруднику. В докладной обязательно указываются подтвержденные факты, отражающие ненадлежащее невыполнение работником его прямых профессиональных обязанностей.
К записке можно приложить документы, подтверждающие аргументы заявителя. Таковыми могут быть, например, неправильно составленные сотрудником бумаги, записи системы видеонаблюдения и иные доказательства. По указанным в записке фактам может быть проведена служебная проверка. По итогам рассмотрения записки и проведенным проверочным действиям принимается решение о мерах ответственности провинившегося работника, в виде дисциплинарной ответственности (замечания, административного выговора) или даже увольнения сотрудника по соответствующей статье трудового кодекса. Это решение оформляется в виде приказа руководителя организации.
Как было отмечено ранее, записка составляется и рассматривается высшим руководством организации, только если сотрудник не выполнил прямого указания своего линейного начальника или свои текущие профобязанности, без какой-либо уважительной причины. В случае возникновения спорных ситуаций должна быть проведена внутренняя служебная проверка.
Если в организации уже есть разработанные специальные бланки или шаблоны для подобных документов, в этом случае они должны быть использованы. Записку можно заполнять от руки на бланке, на компьютере или полностью написать от руки.
Иногда во внутренних положениях организации бывает указано, что докладная о невыполнении профобязанностей должна согласовываться с определенными должностными лицами. Необходимо соблюдать предписанный внутренний порядок, иначе записка не будет принята директором или иным вышестоящим должностным лицом.
В каком случае пишется объяснительная
В жизни случается многое, поэтому пока работник не объяснится со своим работодателем, делать какие-либо выводы, а тем более сразу налагать на него дисциплинарную ответственность не рекомендуется.
Прежде всего надо попытаться связаться с работником, выяснить что же случилось. После этого необходимо зафиксировать факт невыполнения сотрудником своих обязанностей, а также запросить у него объяснительную в письменном виде. Для ее составления работнику отводится в соответствии с законодательством два дня.
Составление объяснительной необходимо:
- Когда работник временно отсутствует на месте работы без ведома руководства.
- Когда обязанности не выполняются (сотрудник отказывается) или выполняются не в полном объеме.
- В случае опоздания работающим на предприятии.
- Когда действиями работника или бездействием был нанесен материальный ущерб компании.
- Если работник был замечен на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
- В случае невыполнения сотрудником поручения директора, когда оно не входит в прямые обязанности данного работника.
- Искажение или сокрытие сведений от руководства, относящихся к деятельности компании.
- Нарушение правил безопасности, установленных на предприятии.
Лица, наделенные правом затребовать объяснительную
В ст. 193 ТК РФ уточняются сроки подачи объяснительной записки. Этот документ должен быть составлен до применения к сотруднику мер дисциплинарного взыскания и оформления соответствующего приказа. На написание и предоставление документа объяснительного характера отводится двое суток. Факт невыполнения данного действия подтверждается составлением акта.
Отсутствие официальных пояснений от ответственности не освобождает. Отвертеться от наказания вряд ли получится. Неиспользование сотрудником предоставленного законодательством права на оправдание классифицируется как волеизъявление работника.
Ст.247 ТК РФ настаивает на обязательности и законности предоставления письменных разъяснений всеми лицами, имеющими отношение к нанесению ущерба. Отказ от составления либо подачи документа работодателю подтверждается соответствующим актом. На сегодняшний день стандартная форма объяснительной записки не разработана (законодательством такой документ не предусмотрен и не утвержден).
Неисполнение работником возложенных на него обязанностей подразумевает предоставление соответствующих разъяснений. О необходимости подачи последних проинформирует лицо, ответственное за выполнение той или иной задачи. Напоминание может быть озвучено в категоричной форме либо доведено до сотрудника письменно.
Материальный урон и дисциплинарные проступки — не единственные поводы для написания объяснительных записок. В некоторых организациях составляются документы, наделяющие конкретных должных лиц правом затребования объяснений в письменной форме в конкретных ситуациях. В данном случае идет речь о требовании работодателя.
Указанный документ принято оформлять на специальном бланке. Помимо этого требование регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. На этапе выдачи предусмотрено проставление подписи работником, забирающим документ. Также фиксируется дата передачи требования, позволяющая отследить сроки составления объяснительной записки.
В ходе судебных разбирательств правильно составленное и врученное с соблюдением всех необходимых условий требование подтвердит законность выполнявшихся работодателем действий, имеющих отношение к расследованию произошедшего и примененным по его окончании дисциплинарным взысканиям. В случае отказа от получения требования и написания объяснительной записки должен быть составлен соответствующий акт.
Подробности обстоятельств, повлекших за собой правонарушение/проступок, лучше излагать как можно более детально. Такой подход существенно облегчает определение степени правомерности совершенных действий.
Составляющий объяснительную записку человек может признать или не признать вину. Помимо этого желательно высказать мнение относительно последствий и отношение пишущего к потенциальным дисциплинарным мерам.
Решение о необходимости оценивания собственных действий принимается работником. В случае признания вины соответствующая информация отражается в документе. При этом желательно вставить в текст фразу о недопущении подобных нарушений в будущем.
Объяснительные записки принято писать от руки. Печатные разновидности менее приемлемы с точки зрения психологии. От оформленных подобным образом документов веет шаблонностью, формирующей предвзятое (и в большинстве случаев неблагосклонное) отношение со стороны начальства. Руководитель может подумать, что перед ним находится скачанный из интернета образец, в который внесены небольшие поправки.
Как написать служебную записку о невыполнении должностных обязанностей?
Для того чтобы правильно написать документ о невыполнении должностных обязанностей, непосредственный начальник должен владеть полной информацией о нарушении: кто, где, когда, при каких обстоятельствах совершил. Прежде чем садиться за бумагу, у подчиненного нужно потребовать объяснительную для выяснения причин случившегося. Когда объяснительная получена, пишется доклад, где объективно излагаются подробности содеянного, даются рекомендации для того, чтобы нарушение не повторилось, т.е. предлагается какая-либо превентивная мера.
При невыполнении должностных обязанностей не всегда обязательно составлять докладную. Иногда достаточно ограничиться проведением воспитательной беседы с записью в тетради индивидуальной работы, можно простить на первый раз, с учетом положительно характеризующейся личности сотрудника.
Направление вышестоящему руководителю прошения о наказании — крайняя мера, когда иными способами достучаться до работника не представляется возможным.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Виды дисциплинарной ответственности
В трудовом законодательстве регламентировано, что за невыполнение функциональных обязанностей работнику может выноситься выговор. Если же у служащего уже ранее были выговоры, то его могут уволить за игнорирование его должностных обязанностей.
Важно! В п.5 ч.1 ст.81 ТК четко установлено, что увольнение за невыполнение работы допустимо только в случае, если подобное нарушение уже совершено хотя бы один раз. Если же сотрудник в первый раз не справляется со своей работой, увольнять его запрещено.
Обратите внимание и на то, что одновременно за одно нарушение нельзя выносить выговор и в последующем увольнять работника. Только в случае, если сотрудник будет еще раз привлечен к дисциплинарной ответственности, его можно увольнять, иначе он легко сможет восстановиться на должности через суд.
Что можно считать невыполнением должностных обязанностей
Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.
До окончания испытательного срока компания имеет возможность уволить работника по своей инициативе. Перед этим работнику обычно предлагают написать заявление «по собственному желанию». Но если он наотрез откажется, тогда компания сможет его уволить в связи с неудо-влетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 ТК РФ).
Служебные обязанности любого работника предусмотрены заключенным с ним трудовым договором, должностной инструкцией и другими локальными внутренними документами. При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.