57) Порядок составления и оформления справки.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «57) Порядок составления и оформления справки.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

• дата выдачи справки;

• описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

• наименование органа, в который будет представлена справка;

• Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

* * *

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

• в день увольнения;

• либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Справки о доходах: 2-НДФЛ

Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:

• Для физических лиц по форме 2-НДФЛ.
• По форме банка для получения кредита или займа.
• С целью получения визы.
• Для государственных служащих.

Самый распространенный вид справки — справка 2-НДФЛ. Оформлением данного документа занимается бухгалтерия организации, где работает сотрудник. Для предприятия, которое является налоговым агентом — это типовая форма предоставления отчетности в налоговую инспекцию. В ней содержатся сведения относительно полученного дохода за конкретный период, чаще всего полгода-год, и сумма удержанных в пользу государства налоговых сборов и вычетов. Сотруднику такая справка может понадобиться, например, для предоставления в банк при подаче заявки на кредит с целью подтвердить свою платежеспособность. Трудовым кодексом определен срок ее изготовления — три рабочих дня с момента подачи заявления. Действительна она один месяц со дня выдачи.

В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:

• Данные о работодателе (полное наименование организации, юридический адрес, телефон).
• Информация о сотруднике, на чье имя она оформлена.
• Размер налоговой базы (13%).
• Налоговые вычеты с указанием кодов (сюда входят инвестиционные, социальные, имущественные, стандартные).
• Общий размер полученного за указанный период дохода и произведенных удержаний.

Справка для отчетности госслужащих

Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.

Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:

• Данные о полученных доходах (подразумеваются как имущественные, так и денежные средства), о наличии акций и ценных бумаг.
• Сведения о расходах, здесь отражаются все крупные покупки, сумма которых больше доходов всех работающих членов семьи за последние три года. Это может быть приобретение недвижимости, автотранспорта, гаража.
• Данные относительно имеющегося в собственности имущества.
• Перечень счетов, открытых в кредитных организациях и банках (депозитные, карточные, текущие).
• Сведения о владении имуществом или временном пользовании.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Справка
— документ, содержащий описание и подтвержде­ние фактов и событий.
Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера

представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляет­ся на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Для Пенсионного фонда

Примерно за год до наступления пенсионного возраста работодатель начинает подготовку документов для передачи их в Пенсионный фонд. В связи с чем возникает масса вопросов, например, какие справки для оформления пенсии нужно собрать? Основной документ, от которого зависит размер выплат, — сведения о доходах. Необходимо предоставить справку о доходах за 60 месяцев до января 2002 года, так как после этой даты все сведения о стаже начали поступать сразу в Пенсионный фонд.

В случае когда в трудовой книжке имеются ошибки заполнения, неточности, отсутствие печатей, может потребоваться справка с места работы. Она готовится по заявлению бывшего работника в течении 3-х рабочих дней, форма составления — произвольная. Если во время оформления справок для пенсионного фонда выясняется, что у будущего пенсионера были случаи регистрации в центре занятости населения по случаю безработицы, то необходимо запросить у них справку об этом.

Основные правила оформления и реквизиты

Главными моментами составления информационной или справочной документации являются:

• регистрация каждого документа с указанием даты и порядкового номера,
• обозначение автора документа (структурное подразделение, специалист),
• проставление визы руководства и подписи (в докладных и объяснительных записках автор и подписи аналогичны), иногда ставится печать.

Все указанные пункты влияют на силу документа с юридической точки зрения и государственного стандарта, обеспечивают его официальность и бесспорность.

На предприятиях внутренние документы печатаются на бланке с обозначением структурного подразделения (для служебной переписки). Бланки изготавливаются на листах формата А4.

Бланки используются строго по назначению и без подписи директора или его уполномоченного представителя не могут передаваться иным предприятиям, лицам.

При подготовке справочно-информационного документа должны соблюдаться принципы:

• структурирование текста (введение, изложение, заключение);
• краткость изложения при полноте информации;
• объективные и достоверные сведения.

Предназначение справки

Аналитическая справка, пример которой будет предложен ниже, необходима для аттестации воспитателя. Дошкольное учреждение имеет определенную специфику деятельности, так как образовательный процесс здесь направлен на воспитание и развитие дошкольников, а не на обучение их конкретным учебным дисциплинам.

Педагогические технологии, применяемые в работе воспитателями, направлены на развитие индивидуальных личностных качеств детей, основываются на применении первичных умений и навыков, которыми они обладают.

Аналитическая справка, пример которой мы рассмотрим ниже, должна отражать применение сотрудником дошкольного учреждения в работе личностно-ориентированных и здоровьесберегающих технологий, так как именно они позволяют выполнять социальный заказ — формировать гармонически развитую личность, способную адаптироваться в условиях современного общества.

Образец справки с места работы

1. Сначала указывают полное наименование компании, чуть ниже ее фактический адрес и телефон.
2. Далее ставят дату составления документа, затем посередине слово «Справка» и ее номер по внутреннему документообороту организации.
3. Потом идет собственно необходимая информация: здесь надо обязательно полностью вписать фамилию, имя, отчество работника, для которого предназначена справка, а также удостоверить нужные факты.
4. После этого, если сотрудник назвал адресата получения, можно указать, кому будет предъявляться справка.
5. Внизу документ должен подписать либо директор компании, либо его уполномоченное лицо (с указанием должности и расшифровкой подписи).

Основные правила заполнения

Их немного, но лучше всего их придерживаться:

• Все сведения, указываемые на ней, должны быть достоверными. Если же указанная информация будет ложной или искажена, то предприятию, давшему их, могут приняты серьезные штрафные санкции.
• Если на бланке не будет перечня приложений, то они будут признаны недействительными.
• Документ может иметь рукописную форму, единственное, что требуется при этом, – чтобы у писавшего был разборчивый почерк, а прописанная цифрами информация читалась однозначно.
• Лист, на котором излагаются данные, должен быть формата А4. Если же справка выпишется на листе меньшего формата А6, то некоторые адресаты ее просто не примут, например, от такого формата отказываются посольства.
• Справка должна выдаваться как минимум в двух экземплярах, максимальное количество не ограничивается. Единственное требование – это чтобы каждый экземпляр был заверен надлежащим образом.
• Недопустимо, чтобы справка имела исправления. Нельзя исправлять неточности, ошибки, помарки. Вместо этого оформляется новая справка без написания соответствующего заявления на нее.
• При получении справки работник должен зафиксировать этот факт в специальном журнале своей подписью.

Выдачей справок заведуют различные структуры предприятия в зависимости от предоставляемой информации. Если требуется справка о работе и занимаемой должности, то данные предоставляются кадровым отделом, если же требуются сведения о зарплате, то идти нужно в бухгалтерию.

Сведения о доходах за 3 месяца нужны, чтобы получить конкретный вид пособия — для малоимущих семей или родителей. Не нужно путать это пособие с выплатами по беременности и родам и уходу за детьми, поскольку эти выплаты предоставляются всем матерям независимо от уровня доходов.

Чтобы органы Соцзащиты признали официальное финансово затрудненное положение семьи, ее члены должны предоставить документы обо всех доходах за 3 месяца. На основании этих данных Соцзащита производит расчет — доходы на каждого члена в составе семьи и их соотношение с региональным прожиточным минимумом.

Предлагаем ознакомиться Чем занимается судебный пристав-исполнитель / intalent.pro

Основным доходом в стандартной ситуации является заработная плата, поэтому в первую очередь нужно предоставить справку о доходах из бухгалтерии или отдела кадров работодателя.

Сами детские пособия для малоимущих за последние годы возведены на новый уровень качества и обрели адресный подход и градация по категориям — по степени нужды субъектов помощи. Такая система продолжает развиваться в 2021 году и имеет перспективы на следующие периоды. Размеры пособий устанавливаются региональными властями с учетом бюджетных возможностей и зависят от характеристик семьи — полного или неполного состава, количества детей (многодетная и немногодетная семья), инвалидности членов семьи и т. д. Пособия предоставляются не только в денежной форме, но и в виде различных льгот, скидок и преимуществ.

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.[5]

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.[5]

Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста оп поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.[3] Подготовка и оформление отзыва производится аналогично подготовке и оформлению заключения.

Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список — документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.[3]

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

В каких случаях предоставляют справку

Документ выдается организацией на основании требования работающего или уволившегося сотрудника. В нем инспектор отдела кадров или другое уполномоченное, ответственное за данную работу, лицо подтверждает место работы, должность, трудовой стаж, а также заработную плату заявителя.

Документ может быть востребован для предоставления в любую инстанцию, которая его запрашивает:

• для проведения банковских операций
• правоохранительные органы
• в консульство и посольство с целью оформления визы
• в местные органы самоуправления
• госучреждения
• с целью обращения в суд
• в другие организации

Мы разделили справки на следующие виды по назначению:

• Руководства и инструкции пользователя (оператора, программиста, администратора) — классические справочные документы, которые содержат набор инструкций и описание функционала ПО в зависимости от квалификации пользователя. Предназначены в основном для печати (имеют бумажный вариант).
• Quick start (Быстрый старт), Getting started (С чего начать) — небольшие (до 10 листов) руководства, цель которых — быстро научить пользоваться продуктом и получить конечный результат. Могут создаваться, пока ещё нет полного руководства, или могут быть частью большого хелпа (со ссылками на соответствующие подробные описания).
• Online help, WebHelp (Онлайн справка) — хелп, который доступен на сайте производителя. Обычно выполнен в стиле сайта. Очень удобен, так как не нужно сохранять его на локальном диске, в него встроен поиск и кейворды. Онлайн справка помогает улучшить SEO.
• Wiki (вики) — веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут самостоятельно изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом. Плюсы: пользователи сами пишут хелп. Минусы: необходимо изучить вики-разметку, возникают сложности при установке wiki-движка.
• Статьи «How to…» — статьи (или разделы справки), направленные на решение одной конкретной задачи (пример “Как расшарить USB устройство для компьютеров в локальной сети?”). Как правило, такие статьи содержат конкретную последовательность действий с несколькими скриншотами, описанием возможных проблем и их решением. Данные тексты можно использовать для размещения в сети (включая в них кейворды), что способствует продвижению продукта. В конце статьи How to можно разместить обучающее видео.
• FAQ (ЧАВО) — вопросы и ответы на них; часто располагаются в конце справки после раздела Troubleshooting. Если предвосхитить большинство таких вопросов и раскрыть их в справке, то можно существенно снизить нагрузку на службу поддержки. Данный раздел рекомендуется постоянно обновлять, основываясь на письмах и отзывах пользователей.
• EULA (Лицензионные соглашения), Terms of Service (Условия использования), Privacy Policy (Политика конфиденциальности) — разделы справочной документации, которые регулируют юридические отношения между производителем и пользователем, устанавливают ответственность сторон, а также указывают авторские права. Лучше доверить написание этих текстов юристу, чтобы он избавил вас от ответственности за то, что с помощью вашей программы взломали сеть Пентагона.

Справка
— это документ, содержащий описание и
(или) подтверждение тех или иных фактов,
событий служебного или биографического
характера. Справка является документом
информационного характера, она содержит
констатацию каких-либо фактов, событий
без мнения автора о существе излагаемых
вопросов.

В
делопроизводстве различаются служебные
справки, отражающие вопросы основной
деятельности организации (о штатной
численности, о выполнении планов,
заданий, о задолженности по заработной
плате и т.п.

), и справки, выдаваемые
частным лицам для представления в другие
учреждения, так называемые личные
справки (о заработной плате, о трудовом
стаже, о месте жительства, о месте работы
(учебы) и т.п.).

В
государственных архивах и архивах
организаций составляются также архивные
справки. Архивная справка — это официальный
документ архива, имеющий юридическую
силу и содержащий архивную информацию
о предмете запроса, с указанием поисковых
данных документов. Архивные справки
выделяются в отдельную категорию
документов, имеют свои особенности
составления и оформления.

• Служебные
  справки делятся на внешние, составляемые
  обычно по указанию вышестоящего органа
  (должностного лица) или запросу сторонней
  организации, и внутренние.
• Внешние
  справки оформляются на общем бланке
  организации.
• Кроме
  реквизитов бланка при составлении и
  оформлении внешней справки используются
  следующие реквизиты:
• —
  адресат;
• —
  заголовок к тексту;
• —
  текст;
• —
  отметка о наличии приложения (если оно
  имеется);
• —
  отметка об исполнителе (при необходимости);
• —
  визы;
• —
  подпись;
• —
  дата;
• —
  регистрационный индекс.
• При
  необходимости служебная справка может
  заверяться печатью.
• Поскольку
  внешняя справка является исходящим
  документом, на ней должен быть указан
  адресат, который оформляется в соответствии
  с установленными требованиями. Как
  правило, при оформлении внешних справок
  используются следующие виды адресования:
• —
  руководителю вышестоящего органа;
• —
  организации в целом;
• —
  структурному подразделению организации;
• —
  конкретному должностному лицу организации
  (не руководителю).
• Внешние
  справки подписываются руководителем
  организации (его заместителем) или иным
  уполномоченным лицом.

Некоторые
справки подписываются двумя должностными
лицами, несущими ответственность за
достоверность указанных в документе
сведений. Справка о задолженности по
заработной плате может быть подписана
руководителем организации и главным
бухгалтером.

Внутренние
справки не выходят за пределы организации
и классифицируются как внутренние
документы. Они оформляются на чистых
листах бумаги формата А4 или А5. Состав
реквизитов, используемых при составлении
внутренней справки, идентичен составу
реквизитов внешней справки, за исключением
реквизитов бланка.

Автор
— составитель внутренней справки
(структурное подразделение организации)
указывается в заголовочной части
документа в левом верхнем углу.
Наименование организации, как правило,
включается в наименование должности
руководителя организации, при оформлении
реквизита «адресат».

К
служебным справкам (внешним и внутренним)
должен составляться заголовок (для
объемных справок с текстом, превышающим
15 строк). Заголовок формулируется с
помощью предлога «О» («Об») и отглагольного
существительного. Пример

1. «О
   выполнении мероприятий по сокращению
   расходов бюджетных средств в 2008 году»;
2. «О
   подготовке государственных архивных
   учреждений к осенне-зимнему отопительному
   сезону»;
3. «О
   состоянии материально-технической базы
   учреждений культуры».

В
тексте служебной справки вначале
излагаются факты, события, послужившие
причиной ее составления. Кроме того,
может даваться ссылка на соответствующий
документ (распорядительный — приказ,
распоряжение и др., письмо вышестоящего
органа, план работы и т.п.), в соответствии
с которым составляется справка.

В
справках, составляемых по итогам
проверок, дается общая информация о
проверяемом объекте, причины, цели
обследования.

Далее в справке указываются
установленные факты, описываются события
по существу, нарушения, несоответствия
законам и другим нормативным актам либо
отмечаются положительные стороны
работы.

Кто составляет аналитическую записку

Обязанность составления аналитического документа ложится на плечи специализированного отдела, компании или сотрудника, который компетентен в таких вопросах.

В любом случае, составитель справки должен разбираться в вопросе, и, по необходимости, привлекать к работе сотрудников из других отделов для полноты раскрываемой в справке информации.

Кстати! В конце составленного документа указывается составитель и ставится его личная подпись.

При этом заказчиком бумаги может стать любое лицо:

• юридическое;
• частное;
• физическое, оформленное индивидуальным предпринимателем.

Похожие записи:

• Генеральная доверенность на продажу квартиры с правом получения денег
• Какие законы о недвижимости заработают в 2023 году
• Изменения в налоговом законодательстве с 2023 года