Сопроводительное письмо: как его составить правильно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо: как его составить правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.

Как составить сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо состоит из пяти частей, и для начала лучше следовать этому шаблону.

Приветствие. Как и в обычном письме, в сопроводительном нужно поприветствовать собеседника. После этого представьтесь и напишите, на какую вакансию откликаетесь. Укажите название компании и должность так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, а не массово рассылаете письма всем подряд. Если вас что-то связывает с компанией, например, вы сами являетесь ее клиентом или читали книгу основателя, это можно упомянуть.

Плохо	Хорошо
Хочу у вас работать.	Пишу по поводу вакансии иллюстратора, я нашла ее в Telegram-канале Х.
Ищу работу, поэтому решил вам написать.	Я сам являюсь подписчиком вашего приложения, очень нравятся ваши курсы по истории искусства. Буду рад, если смогу помочь в их продвижении.

Краткий рассказ о себе. Здесь не нужно описывать свою полную биографию и свои достижения. Достаточно рассказать о том, о чем работодатель напрямую спрашивает в вакансии. Например, уточнить образование или место жительства.

Что такое сопроводительное письмо и зачем оно нужно

Сопроводительное письмо — это сообщение, которое кандидат добавляет к резюме при отклике на вакансию. Вот чем оно может быть полезно.

Письмо помогает привлечь внимание рекрутера. Представьте себя на его месте: он получает десятки откликов в день, и ему необходимо постоянно делать выбор — какое резюме открыть следующим. И, скорее всего, первыми прочтёт те, где кандидат коротко расскажет о профильном опыте. До безликих резюме без сопроводительной информации он может и не добраться.

Иногда с помощью сопроводительного письма проверяют внимательность. Для этого в описании вакансии размещают просьбу указать какую-то конкретную информацию, например прислать письмо с определённой темой или вставить в текст ссылку на результаты теста. Если в отклике этой информации не окажется, значит, кандидат изучал вакансию бегло и не вдумчиво.

Не пишите «Я пишу вам, потому что меня заинтересовала вакансия». Сам факт того, что вы пишете, уже означает, что вакансия вас заинтересовала.

Интереснее всего будет звучать забавное или необычное вступление с каким-то полезным фактом о вас, например:

В моем резюме вы не найдете строчку «Комьюнити-менеджер». Но я три года нанимал(-а) людей онлайн и офлайн, параллельно ведя блог компании и проводя рабочие встречи.

Когда HR-специалисты видят очередное «Я пишу, потому что меня заинтересовала вакансия…», они вздыхают и иногда переходят к следующему письму. Лучше попробовать что-то в стиле:

• «Я хотел(-а) работать в образовании с тех пор как моя школьная учительница в третьем классе привила мне любовь к чтению»;
• «Мой подход к управлению прост: я стремлюсь быть лидером, с которым сам хотел бы работать»;
• «За три года работы в [предыдущей компании], я повысил среднеквартальные показатели на [процент]».

Уважаемый (ФИО лица, к которому обращаетесь)!

Меня заинтересовала предлагаемая вами на сайте … вакансия менеджера в Вашу компанию. Я внимательно изучил указанные Вами требования к соискателю, и уверен, что полностью соответствую им.

Обладаю дипломом о высшем образовании по профилю Вашей компании. Работал менеджером (указать, где именно) и хочу предложить свою кандидатуру на Ваше рассмотрение.

К моим полезным навыкам относится умение работать с клиентами и с документацией. Вел клиентскую базу, занимался консультациями, проводил телефонные переговоры с клиентами. Владею всеми пакетными компьютерными программами. Мой стаж в сфере менеджмента составляет … лет.

Спасибо за рассмотрение моего резюме (прилагается). Надеюсь на доброе сотрудничество, на собеседование готов прийти в указанное Вами время.

С уважением, …

Преимущества сопроводительного письма

Хорошее письмо может помочь выделиться на фоне других кандидатов. Например, если их опыт работы такой же как у вас или его нет совсем. Сопроводительное письмо в таких ситуациях способно повлиять на решение рекрутера, повысить ваши шансы на успех.

Письмо также показывает ваше умение писать, формулировать мысли. Это особенно важно для вакансий, где идет постоянная работа с текстом. В этот список входят маркетологи, копирайтеры.

Сопроводительную информацию полезно использовать как дополнение, если требуется пояснить данные из резюме. Например, если вы решили устроиться на работу в той области, где у вас нет подходящего опыта работы. Достаточно лишь объяснить работодателю, почему вы хотите работать именно в этой сфере.

С помощью письма можно рассказать, почему вы заинтересованы в вакансии, и упомянуть о себе то, что не удалось включить в резюме.

Отправка сопроводительного письма

Сейчас принято отправлять резюме и сопроводительные письма в электронном виде.

Сопроводительное письмо можно разместить в тексте сообщения при отправке резюме. Оба документа могут быть отправлены в виде вложений с указанием получателя, желаемой должности и отправителя.

Используйте общие форматы вложений, чтобы не произошло ситуации, при которой письмо не откроется. Менеджер не занимается переводом одного формата в другой в целях экономии времени.

Если резюме было составлено на сайте-сервисе для поиска вакансий, то письмо прикрепляется к нему в виде отдельного документа, также как и портфолио. На таких порталах для сопроводительных писем предусматривается отдельное окошко.

Некоторые работодатели могут запросить сопроводительное письмо в качестве обязательного приложения. Не стоит игнорировать эту просьбу, если вы нацелены устроиться на работу в данную компанию.

Как написать идеальное сопроводительное письмо?

Если вы думаете, что существует образец идеального сопроводительного письма, которое поможет устроиться на работу в любую организацию, вынуждены вас разочаровать — его попросту нет. Как, впрочем, и каких-то стандартов в этом вопросе. Но перед тем, как рассматривать возможные примеры, давайте определимся, что там точно должно быть.

Первое — это самопрезентация кандидата, его рассказ о себе и своем опыте. Второе — причины, по которым компании стоит обратить на него внимание. Чем он может быть полезен компании? Об этом обязательно должно быть написано в cover letter, иначе это будет просто автобиография личных достижений, умноженная, как минимум, на два. Третье — почему кандидат должен работать в конкретной компании. Это важный момент, поскольку именно такая информация облегчает процесс рекрутмента и дает понимание самому соискателю, как он может реализоваться в рамках компании.

Добавьте креативности и юмора

Представьте, как себя чувствует человек, прочитывая сотню однотипных сопроводительных писем. Если получится заставить работодателя улыбнуться, кандидата обязательно запомнят и выделят. Главное — не переборщить.

1. Ваша вакансия писателя-фрилансера очень меня заинтересовала, но перед тем как перейти к сути, я хотела бы рассказать о себе: так как я не отращивала волосы до 5-ти лет, все думали, что я парень, а имя только способствовало этой дезинформации. Это все. Надеюсь, я привлекла ваше внимание.
2. Сегодня мама в пятый раз спросила у меня, как идут поиски работы. Это в принципе характеризует мою жизнь сейчас. Надеюсь, у меня получится добиться вашей вакансии менеджера по социальным сетям и наконец-то порадовать маму. К слову: я могу приносить больше пользы, чем человек, который постоянно требует у вас отчета о своих действиях, и вот почему…
3. Я безумно благодарен за шанс реализовать себя в качестве администратора маркетинговых проектов. Спасибо за ваше доверие. Ладно, я знаю, что вы еще не утвердили мою кандидатуру, но вот пара идей, которые я воплотил бы на этом посту…
4. Вы вконец издергались, поговорили с коучем, парикмахером, с каждым знакомым баристой. В конце концов, почему бы уже не принять решение? Если вам постоянно приходится сталкиваться с необходимостью принимать серьезные решения, то вам нужен либо адвокат, либо знак с небес. Иными словами, нужно проконсультироваться с N /человеком который написал это письмо/.
5. Вначале я подумала, что ничто не продемонстрирует моей страсти к онлайн-шопингу как выписка с банковского счета. Но потом решила, что ничего не будет лучше, как написать это письмо и рассказать о своих идеях, которые помогут поднять ваш бизнес на новый уровень.
6. Никогда бы не подумал, что жизнь человека может радикально измениться после падения новенького IPhone с третьего этажа (к слову, история очень интересная, спросите меня как-нибудь об этом), но благодаря такому несчастному случаю я нашел объявление мечты в вашей компании.
7. Если бы мы играли в игру «Одна ложь, две правды», я бы рассказал, что выиграл соревнования по поеданию кексов, превысил план по продажам на 30% на предыдущем месте работы и устроился в вашу компанию. Ложь из этого последнее. Я надеюсь, пока что.

Чем отличается сопроводительное письмо от резюме?

Сопроводительное письмо — не альтернатива резюме, а дополнение к нему. Оба документа работают на то, чтобы дать специалисту по найму наиболее полную информацию о вас как о соискателе вакансии. Сопроводительное письмо отличается от резюме по следующим параметрам:

• резюме — структурированный документ, подробно рассказывающий о вашем опыте работы; сопроводительное письмо состоит из 2-3 абзацев (вступительной, основной и заключительной частей);
• резюме фокусируется на прошлом, письмо — на настоящем и будущем;
• резюме является строгим официально-деловым документом; письмо допускает разговорный стиль изложения;
• сопроводительное письмо предполагает персонализированный подход; в резюме это не всегда требуется.

Советы от экспертов по сопроводительным письмам

Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: «Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?».

Вот их главные рекомендации:

• ясность — избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
• лаконичность — пишите кратко и емко, старайтесь не «грузить» менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
• убедительность — обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.

К числу распространенных ошибок относят неинформативность, упоминание негатива, излишнюю амбициозность или, напротив, неуверенность. Иногда встречаются проблемы с оформлением или опечатки.

Рассмотрим основные ошибки, снижающие шансы на успех.

1. Неинформативность.

В этот раздел можно собрать несколько типов ошибок: повторы из резюме, использование общих фраз, отсутствие конкретики или полезной для работодателя информации.

Важно помнить, что рекрутер может не понимать термины и специфику вашей деятельности. Старайтесь объяснять всё максимально доступным языком, но не доходите до разговорного стиля с использованием жаргонной лексики.

2. Опечатки.

Ошибки и опечатки в тексте вызовут сомнения в профессионализме и внимательности, даже если ваша работа напрямую не связана с письменным русским языком.

Перечитайте письмо несколько раз перед отправкой. Если сомневаетесь в своих знаниях, попросите окружающих помочь или воспользуйтесь услугами редактора.

3. Чрезмерная амбициозность.

Не пишите работодателю, что вы именно тот, кто ему нужен. Избегайте штампов, косвенных или прямых указаний, сильного эмоционального давления. Обычно это отталкивает, а не убеждает.

4. Отсутствие сопроводительного письма.

Отсутствие приложения некоторые работодатели воспринимают как признак дурного тона. В таких случаях шансы на собеседование резко снижаются.

Если не можете похвастаться списком достижений и навыков, попробуйте продемонстрировать искреннюю заинтересованность, нацеленность на результат и желание учиться.

5. Отсутствие индивидуального подхода.

Некоторые кандидаты подготавливают шаблон и рассылают его всем, не меняя текст. Доходит до абсурда: в приложении может быть указано название другой компании.

Всегда переписывайте текст под каждого работодателя и упоминайте то, что заинтересует конкретно его.

6. Использование шаблонов.

Шаблоны рассеивают внимание и снижают шансы на успех. Необязательно заменять всё креативными фразами и перегружать письмо оригинальностью.

Вместо стандартной фразы «Заранее спасибо за ответ» напишите «Надеюсь на скорое собеседование». Заодно это будет звучать сильнее.

Подобный прием использован в сопроводительном письме к резюме финансового директора в примере номер 3.

7. Плохое оформление.

Используйте все уместные средства визуального оформления, чтобы сделать документ удобным. Отделяйте абзацы друг от друга, вставляйте маркированные списки, выделяйте жирным шрифтом важную информацию.

Благодаря этому вы расставите акценты и разделите текст на блоки. Рекрутеру будет проще вернуться к отдельным фрагментам при необходимости.

Однако не перегружайте оформление использованием неуместных символов, смайликов и нескольких видов шрифтов.

И помните, что перед отправкой письмо лучше дополнительно несколько раз проверить на наличие грамматических и орфографических ошибок.

Продемонстрируйте заинтересованность в компании

Если вы поклонник продукции этой компании, покажите знания товара и готовность его продавать. Главное — не переборщите с расхваливанием.

1. Большинство кандидатов интересуются вакансиями в стартапах из-за свободного дресс-кода, удобных кресел-мешков, еды и прочих бонусов. Нет, такие условия замечательны, если сравнивать их со скучной офисной атмосферой, но для меня первоочередное место занимает сплоченный коллектив.
2. Мой лабрадор нашел эту должность для меня — он хочет каждый день провожать меня на работу. Я заинтересовался вакансией и стал узнавать больше. Теперь, когда я знаю, как радикально вы хотите изменить представление об SMS-чате, я мечтаю войти в команду, чтобы приложить руку к этому.
3. В детстве я хотел быть гекконом GEICO, когда стану взрослым. Со временем понял, что это глупо, но, увидев лого знакомой организации рядом с должностью администратора, понял, что это моя судьба.
4. Пару недель назад я впервые побывала на фестивале Джейн Остин и осознала, что не хочу расставаться с этой атмосферой. Поэтому тут же решила просмотреть все вакансии от вашей компании.
5. Недавно я искал квартиру в аренду, но столкнулся со множеством подводных камней. Тогда я подумал, что если помогу в поиске хотя бы одному человеку, все это было не напрасно. У вас я смогу помогать людям находить уютные дома ежедневно.
6. Я буквально вырос в вашем зоопарке, т.к он находился прямо возле моего дома. Поэтому знаю, скольких трудов стоило сделать его одним из самых популярных мест для отдыха с семьей. 15 лет я восторженно следил за вашей деятельностью в качестве посетителя, но теперь хочу радовать гостей так, как другие сотрудники раньше радовали меня.
7. Однажды, за полчаса до моего первого званого ужина я осознал, что забыл про шампанское. В итоге пришлось судорожно искать доставку продуктов в Google. Так я познакомился с вашим магазином и стал постоянным клиентом. С тех пор, не могу выбросить из головы мысль, что хочу рассказать потребителям о вашем сервисе.
8. Меня устраивала прошлая работа менеджера по рекламе, но, увидев вашу вакансию PR-директора, я задумался. Я давно наблюдал за тем, как ваша компания относится к своим клиентам, и меня впечатляет этот подход.

Практически каждый из описанных вариантов не только показывает знакомство с продуктом компании, но и рассказывает историю, при которой это знакомство состоялось. Люди любят, когда им рассказывают истории.

Структура сопроводительного письма

В отличие от резюме, структура сопроводительного письма менее сложная и менее громоздкая. Она включает всего три части:

• Приветствие (или вводная часть) – необходимо поприветствовать потенциального работодателя или специалиста, ответственного за набор и приём новых сотрудников. Одновременно с этим данный раздел включает приветствие.
• Основное содержимое – кратко расскажите о себе, расскажите о привлекательности найденной вакансии, дайте информацию о своей незаменимости на данном рабочем месте, расскажите о своих сильных качествах.
• Прощание (заключение) – попрощайтесь в произвольной форме, укажите контактные данные для связи.

Длина приветствия и заключительной части составляет по 1-3 предложения, длина основного содержимого – не более двух абзацев. Возможно сокращение всего сопроводительного письма до одного абзаца из нескольких предложений.

Так, с базой познакомились, теперь обратим внимание на детали, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

• Стиль письма — официально-деловой. То есть это без юмора, нелепых шуток, сравнений и красивых эпитетов. Чётко и по делу. Но из любого правила есть исключения. Если работа связана с творческой деятельностью, то письмо не помешает разбавить креативом, чтобы выделиться и запомниться.
• Размер. В основном это 3-4 небольших абзаца. Поставьте себя на место работодателя: хотели бы вы читать целый рассказ про человека, какой он хороший и почему именно он подходит, а не другие, и писем-то немало. Написать про себя нужно кратко, но со вкусом, пройдясь основными тезисами по структуре. Ведь цель — заставить прочитать рекрутера резюме.
• Будьте честными. Не используйте фразу «Если вам предлагают возможность, а вы не уверены, что сможете это делать — согласитесь, а потом научитесь это делать» Сейчас в мире, где все привирают, чтобы добиться желаемой должности, честность глубоко ценится. Даже если нет опыта работы, выражайте заинтересованность, желание развиваться, но не только самому, но и вместе с компанией, то есть ещё приносить ей прибыль.
• Проверьте письмо на ошибки. Как ни банально это звучало бы. Даже одна маленькая орфографическая ошибка может стать роковой. Стилистические ошибки или простые описки означают, что автор не серьёзно подошёл к составлению сопроводительного письма или он вообще не заинтересован в должности.

Похожие записи:

• Что такое номер актовой записи в свидетельстве о рождении и где его искать?
• Что должен предъявить водитель сотруднику ДПС при остановке
• Могут ли уволить многодетную мать с работы?