Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.
Для чего нужен кадровый аудит?
Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:
— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;
— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);
— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);
— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;
— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;
— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).
Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).
Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.
Приведем примерный образец приказа.
Муниципальное бюджетное образовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа N 72»
16 мая 2012 года г. Нижний Новгород
Приказ N 42
о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
Приказываю:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
3. Включить в состав комиссии:
— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;
— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;
— юрисконсульта Лопухова И. Р.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
Директор Комова /Л. В. Комова/
С приказом ознакомлены:
Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова
Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова
Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова
Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов
Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.
Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:
1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.
2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.
3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.
Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.
5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.
6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.
7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
8. Приказы по личному составу:
— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);
— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).
Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).
Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.
9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.
— Всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафов не удается избежать или их размер превышает прогнозы, мы берем их оплату на себя, снижая стоимость своих услуг.
— Экспертная команда. В штате компании работают бывшие инспекторы государственной инспекции, которые понимают, как функционирует система!
— Профиль на трудовом праве. Мы работаем только в этой сфере, имеем огромный опыт решения проблем клиентов и тщательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Оперативность. Благодаря профессиональной команде, отлаженным методикам и опыту мы оперативно помогаем даже крупным заказчикам.
— Репутация, конфиденциальность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.
Также мы предлагаем другие виды консалтинга в области трудового права: от консультационной поддержки в рамках одного проекта до полного сопровождения.
Готовитесь к внешней проверке или хотите привести работу с персоналом на предприятии в надлежащее состояние? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать время консультации.
Почему организации должны вести кадровый учёт
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.
Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.
Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:
- этого требует трудовое законодательство;
- отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
- это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
- при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
Кадровые документы, ведение которых обязательно
| Наименование документа |
Ссылка на нормативный акт |
|
| Трудовые книжки | На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664 |
ТК РФ, ст. 66 |
| Трудовые договоры |
Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657 |
ТК РФ, ст. 67 |
| Штатное расписание |
Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71 |
ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3 |
| Приказы по основной деятельности |
С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19 |
Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3 |
| Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) |
Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19 |
Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62 |
| Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске |
Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656 |
ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122 |
| Правила внутреннего трудового распорядка |
Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. 773 |
ТК РФ, ст. 189 |
| Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников |
ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655 |
ТК РФ, п. 8 ст. 86 |
| График отпусков | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст. 693 |
Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123 |
| Приказы по отпускам |
Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19 |
Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а |
| Личные карточки работников Т-2 |
На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658 |
Альбом N 1, форма Т-2 |
| Табель учета рабочего времени |
Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586 |
Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99 |
| Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год) |
Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411 |
ТК РФ, ст. 135 |
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Объекты аудита персонала
В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:
-
Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
- планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
- система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
- вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
- аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
- система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
- социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
- Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
- Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.
Своими силами или привлечь стороннюю компанию?
Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.
Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.
Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.
Что должно входить в услугу аудита КДП?
Услуги аудита КДП — это не какое-то конкретное действие, а целый комплекс мероприятий, направленных на тщательную независимую проверку кадровой документации бизнеса. Этот комплекс должен включать в себя:
- проверку документов на соответствие трудового и архивного законодательства;
- проверку внутренних локальных нормативных актов организации на предмет соответствия требованиям;
- предоставление ссылок на все нормальные акты, по которым зафиксированы серьезные нарушения;
- предоставление развернутых рекомендаций по поводу исправления найденных нарушений;
- проведение независимой оценки текущей ситуации с кадровым документооборотом в компании.
Также аудит кадровой документации компании должен включать в себя расстановку приоритетов между следующими действиями, направленными на исправление проблем с кадровой документацией. Именно комплексный подход позволяет быстро выявить все нарушения и получить рекомендации по их устранению, и все это за одну оплату.
Когда необходимо проводить кадровый аудит?
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
- Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
- В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?
Их несколько:
- Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
- Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
- Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
- Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
- Дата и место создания документа.
- Название госоргана, который проводит проверку.
- Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
- ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
- Наименование проверяемого лица.
- Дата и время мероприятия.
- Данные об итогах проверки.
- Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
- Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
- Подписи лиц, которые проводили мероприятие.
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
- Название госоргана, проводящего проверку.
- Дата начала и дата завершения мероприятия.
- Основание для проведения.
- Задача и предмет контрольного мероприятия.
- ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.