Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Отличие приказа от распоряжения

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Как правильно оформить

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где указаны правила оформления распорядительных актов.

Все образцы приказов по основной деятельности предприятия можно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания документа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения. Преамбула и распорядительная часть разделяются словом «приказываю».

Любое распоряжение содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• название документа;
• дату и регистрационный номер;
• текст документа;
• подпись должностного лица с указанием должности.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности — это какой приказ, используется сразу два метода:

1. Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
2. Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

• об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
• утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
• создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
• инвентаризации имущества;
• организации расследования несчастного случая;
• установлении режима работы;
• утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности, он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно от других приказов, в отдельном журнале регистрации. Традиционно приказы ведут нумерацию от начала календарного года. Образовательные организации начинают нумеровать приказы с начала нового учебного года, т.е. с каждого 1 сентября.

Воможны два варианта нумерации приказов:

1. Регистрация всех приказов по номерам ОД подряд, в порядке их поступления. Этот способ можно посоветовать небольшим организациям.
2. Регистрация приказов по ОД по номерам по порядку с использованием дополнительных буквенных индексов. Буквенные индексы могут означать наименование подразделения, подготовившего приказ (например — «Б» — бухгалтерия, «П» — производство и т.п.), либо сферу действия приказа, либо номер дела по номенклатуре дел, где будет храниться приказ.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Форма приказа о назначении ответственного лица и правила заполнения

Приказ о назначении ответственного лица не имеет официально установленной формы. Он составляется произвольно, но с соблюдением правил, применяемых ко всем первичным документам. Эти правила установлены Законом от 06.12.2011 06.12.2011 N 402-ФЗ. Бланк должен содержать:

• наименование организации, основные сведения о ней, город расположения;
• дату и номер документа;
• ФИО генерального директора или лица, уполномоченного издавать распоряжения;
• преамбулу, где указывается краткая цель издания распоряжения и содержится ссылка на правовую норму, на основании которой оно издано (например, ссылка на ТК РФ);
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи работников, в отношении которых составлен приказ, подтверждающие их ознакомление с документом.

Подписывает бланк руководитель организации — генеральный директор.

Проект приказа о назначении ответственных лиц подготавливает руководитель или доверенное лицо, на которое возложены данные обязательства. Перед возложением обязанностей на работников или ответственное лицо необходимо четко уяснить, как составить документ грамотно, чтобы не было пропущено никаких моментов.

Правила заполнения:

1. Изначально стоит предусмотреть, что распоряжение о назначении ответственных лиц должно соответствовать образцу, указанному в положении о делопроизводстве.
2. Приказ о назначении ответственного лица необходимо предварительно проработать, то есть изучить все нормы и правила промышленной безопасности и охраны труда, экологии и иных направлений. Далее нужно провести анализ, за какие направления должны отвечать работники.
3. Приказ о назначении руководителя подразделения издается по инициативе генерального директора.
4. Составить приказ о назначении работников рекомендуется, исходя из разновидностей возлагаемой ответственности: полной или ограниченной, коллективной или индивидуальной.

Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.

При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.

В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):

• наименование должности,
• структурного подразделения и
• электронного адреса исполнителя.

На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).

После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.

Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).

Что такое приказы по основной деятельности и какими они бывают?

Под основной деятельностью предприятия понимается решение всех рутинных и нестандартных, оперативных и жизненно важных задач, которые возникают в процессе функционирования этого предприятия.

Проще говоря, принятие новой инструкции, расформирование отдела, ввод в эксплуатацию какой-либо техники – всё это относится к основной деятельности. Регулируется она приказами руководителя, которые бывают двух видов:

• инициативные;
• «исполнительные.

Инициативные приказы зависят только от воли руководителя, а вот акты «во исполнение» нужны для претворения в жизнь воли законодателя. Например, когда очередной властный орган разрабатывает новый распорядительный акт для малого бизнеса, предприниматель должен подтвердить введение этого акта в действие своим приказом.

Инициативные приказы могут быть очень разными:

• о подотчетных лицах;
• об установлении норм расходов чего-либо;
• об утверждении должностной инструкции;
• об утверждении графика движения служебного транспорта;
• о праве подписи;
• и т. д.

Словом, это главные «рычаги управления» организацией.

Классификация приказов по основной деятельности предприятия

Приказы по основной деятельности предприятия регламентируют практически все факты работы компании. Конкретное наименование рассматриваемых документов напрямую зависит от специфики фирмы, от сферы, к которой она относится.

Однако существуют приказы, издаваемые любо организацией, независимо от ее вида или организационно-правовой формы.

1. Ратификация, использование, внесение изменений в локальные НПА. К таким документам относят приказы об установлении различного рода инструкций, например для производства, об утверждении номенклатуры на конкретный промежуток времени, о внесение изменений в существующие правила и т.п.
2. Образование, слияние, закрытие структурных подразделений компании. Например, руководитель решил создать отдел по охране труда, то он издает «Приказ о создании отдела по охране труда».
3. Проведение процедур, мероприятий, связанных с непосредственной деятельностью компании. К таким документам относят приказы об аудите, об экспертизах и др.
4. Решение срочных вопросов. Такой приказ легко можно заменить распоряжением.

На самом деле, наименований таких бумаг может быть значительно больше. Все зависит от специфики деятельности предприятия.

Специфика составления приказов

Если приказ оформляют не по унифицированному образцу, то составителю нужно учесть две важные особенности.

1. Во-первых, текст приказа условно делят на 2 части: констатирующую и распорядительную. В первой описывают факт, а во второй излагают поручения.
2. Во-вторых, перечень действий, которые руководитель просит сделать при помощи приказа, нумеруют. Запрещено использовать маркированный список или просто перечислить поручения строкой. Каждый отдельный пункт приказа должен иметь свой порядковый номер.
3. В-третьих, приказ пишут от первого лица. То есть, как будто руководитель обращается к кому-то. Например, «приказываю подготовить план и предоставить мне на утверждение».

Приказ как распорядительный документ: понятие, виды, назначение

Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу — руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.) — это приказ.

Приказ — правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Например, ООО «Компания»

Имя и должность автора документа Должность указывают так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность.

Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.

Вид документа «Приказ» или «Распоряжение» Номер документа Указывают номер, который присвоен при регистрации документа Дата Должна соответствовать дате подписания или издания документа Населенный пункт Нужно указать город или другой населенный пункт, в котором издан документ Заголовок То, о чем пойдет речь в документе.

Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»

Подпись руководителя Руководитель ставит подпись, а расшифровку печатают в документе Контроль за исполнением приказа или распоряжения Чтобы назначить сотрудника, который будет отвечать за исполнение документа, последним пунктом в тексте указывают фамилию и должность ответственного.

Похожие записи:

• Лицензия на розничную продажу алкоголя в 2023 году
• Когда лучше покупать автомобиль по лунному календарю
• Что делать после получения РВП: пять основных процедур